Als de techniek ingericht is en bekend is wanneer de eerste online uitzending is kan er gecommuniceerd worden naar de kerkleden. Iedereen moet immers weten waar men online naartoe moet en welke handelingen eventueel nodig zijn.
E-mail is de makkelijkste manier
Heel veel mensen hebben toegang tot e-mail en binnen veel kerken zijn de meeste e-mailadressen van kerkleden ook wel bekend. E-mail leent zich er daardoor erg goed voor om uitgebreide informatie te verzenden. Wanneer er gestart gaat worden met online kerkdiensten is het goed om vooraf een e-mail te sturen met alle benodigde informatie. Neem in ieder geval dit op:
- Waarom worden kerkdiensten online uitgezonden? Komt dat door corona, of omdat er veel vraag naar is van kerkleden die de kerk niet meer kunnen bezoeken? Dit is een mooie inleiding.
- Leg uit waar men online mee kan kijken. Naar welke website moet men gaan, is dat bij bijvoorbeeld Kerkdienstgemist of op de eigen website of op een pagina binnen intranet? Communiceer de exacte URL en geef ook aan of er een wachtwoord nodig is om te kunnen kijken. Zo ja, waar vindt men dat wachtwoord dan?
- Welke andere manieren om te kijken zijn er? In het vorige punt wordt uitgegaan van een webpagina, de meest gebruikte manier om online een dienst te kunnen kijken. Maar er zijn ook andere mogelijkheden, zoals via een settopbox of een App voor tablets en smartphones. Is dit ook mogelijk? Leg dan uit wat hiervoor nodig is en welke App men dan moet installeren. Het liefst met linkjes naar bijvoorbeeld Apple’s Appstore en Google’s Playstore erbij.
- Geef een schema van aankomende diensten weer. Wanneer is de eerste dienst en welke volgen daarna nog? Geef ook aan hoe laat de uitzending start. Zo weten mensen hoe laat ze ongeveer beeld kunnen verwachten en raakt men niet in paniek als het beeld nog zwart is.
- Geef aan waar vragen gesteld kunnen worden. Er gaan vragen komen over het online kijken. Niet iedereen is even handig met internet. Hierover lees je meer in dit artikel, maar geef vooral ook rechtstreekse contactmogelijkheden. Stel hier bijvoorbeeld één of twee mensen aan.
Geen e-mail? Zet het in het kerkblad of bel mensen op
Niet iedereen heeft een e-mailadres. Het is belangrijk om deze mensen niet buiten te sluiten van bovenstaande informatie. Zorg er daarom voor dat de e-mail ook in het kerkblad komt te staan. Twijfel je dan alsnog over het bereik? Dan is mensen bellen en het uitleggen ook nog een optie.
Transparantie, eenvoudige taal en heldere stappen zijn belangrijk voor goede communicatie.
Bijpassende artikelen